Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu erstellen kann ein komplexer Prozess sein, vor allem unter der Prämisse, Hindernisse dabei möglichst zu vermeiden. Anwendungsfälle sind jedoch für die Effektivität eines Data-Governance-Programms unerlässlich. Denn: Sie helfen Anwendern dabei zu verstehen, in welcher Weise Daten in ihren Unternehmen verwendet werden – entscheidend für eine effektive Datenverwaltung.
Wie Unternehmen Anwendungsfälle erstellen und Hindernisse vermeiden
Lassen Sie uns im Folgenden einige Schritte bei der Erstellung von Anwendungsfällen betrachten – selbstverständlich auf eine Art und Weise, auf der Hindernisse vermieden werden.
Identifizierung von Interessengruppen: Zunächst sollten alle Beteiligten ermittelt werden, die mit den Daten interagieren. Dazu gehören Geschäftsanwender, IT-Mitarbeiter und alle anderen Abteilungen, die mit Daten arbeiten. Diese Stakeholder leisten bei der Identifizierung von Anwendungsfällen eine wertvolle Hilfestellung, wenn es um die Frage geht, wie die Daten verwendet werden.
Sammeln von Daten: Der nächste Schritt besteht darin, Daten von den Stakeholdern zu sammeln. Interviews, Umfragen oder Workshops z. B. eignen sich sehr gut dafür. Befragen Sie die Beteiligten zu ihren Arbeitsabläufen, Problemen und zur Verwendung von Daten bei ihren täglichen Aufgaben.
Analysieren der Daten: Die Analyse der gesammelten Daten wichtig, um häufige Anwendungsfälle zu identifizieren. Die Suche nach Mustern in der Datennutzung und die die Identifizierung von Bereichen, in denen Datenqualitätsprobleme die Geschäftsprozesse beeinträchtigen könnten, sind die Ziele der Datenanalyse.
Prioritäten bei den Anwendungsfällen setzen: Sobald Sie die häufigsten Anwendungsfälle identifiziert haben, priorisieren Sie diese anhand ihrer Auswirkungen auf das Unternehmen. Wichtig ist die Konzentration auf diejenigen Anwendungsfälle, die sich am stärksten auf die Geschäftsprozesse, den Umsatz und die Einhaltung von Vorschriften auswirken.
Entwicklung eines Plans: Nach der Priorisierung der Anwendungsfälle folgt die Entwicklung eines Plans, um jeden einzelnen Fall anzugehen. Dies kann die Entwicklung neuer Richtlinien, Verfahren oder Datenqualitätskontrollen beinhalten.
Hindernisse bei der Erstellung von Anwendungsfällen
Aller Sorgfalt zum Trotz: Bei der Erstellung von Anwendungsfällen lässt es sich leider nicht vermeiden, dass Hindernisse verschiedenster Art auftreten. Welche Hürden es geben kann, zeigen folgend einige Beispiele:
Mangelndes Engagement der Interessenvertreter: Interessengruppen unbedingt in den Prozess einbinden! Übersehen Sie auf keinen Fall kritische Anwendungsfälle oder Bereiche, in denen Datenqualitätsprobleme die Geschäftsprozesse beeinträchtigen.
Unvollständige Daten: Liegen ungenügende oder zu wenige Daten vor, können Sie leicht kritische Anwendungsfälle übersehen. Oder es werden falsche Annahmen darüber getroffen, wie die Daten verwendet werden.
Datensilos: Sind die Daten innerhalb von Abteilungen isoliert? In diesem Fall kann es heikel werden, gemeinsame Anwendungsfälle oder Muster in der Datennutzung zu erkennen.
Wie man Hindernisse vermeidet
Um Hindernisse beim Erstellen von Anwendungsfällen zu vermeiden, sollten die Beteiligten die folgenden Schritte berücksichtigen:
Frühzeitige und häufige Einbindung der Beteiligten: Die Beteiligten während des gesamten Prozesses einbeziehen! Feedback und Beiträge zur Datennutzung tragen wesentlich zur Reduzierung von Hindernissen bei.
Vollständige Daten sammeln: Das Sammeln von vollständigen Daten ist der beste Weg, um allgemeine Anwendungsfälle zu erstellen und Muster in der Datennutzung zu identifizieren.
Aufbrechen von Datensilos: Datensilos innerhalb des Unternehmens aufbrechen! Die Bildung funktionsübergreifender Teams ist wichtig, um Anwendungsfälle zu identifizieren.
Die Generierung von Anwendungsfällen ist entscheidend für die Entwicklung eines erfolgreichen Data-Governance-Programms
Das Erstellen von Anwendungsfällen in einem Unternehmen entscheidet darüber, ob die Entwicklung eines erfolgreichen Data-Governance-Programms von Erfolg gekrönt sein wird. Durch die Identifizierung gemeinsamer Anwendungsfälle und Muster bei der Datennutzung können Unternehmen wirksame Richtlinien und Verfahren für ein effektives Datenmanagement entwickeln. Um Hindernisse zu vermeiden, sollten die Beteiligten frühzeitig und häufig einbezogen, vollständige Daten gesammelt und Datensilos innerhalb des Unternehmens aufgebrochen werden.